Fitur DMSDMS featuresPersuratanCorrespondence
Fitur · PersuratanFeature · Correspondence

Persuratan lebih tertib. Tindak lanjut tidak kehilangan arah.Reduce correspondence overhead. Keep official decisions accountable.

Satukan penyusunan, persetujuan, penomoran, dan arsip surat. Setiap unit mendapat alur yang jelas, sementara pimpinan dapat menelusuri instruksi serta keputusannya.Connect drafting, approval, numbering, and filing in one workspace. Give departments a consistent process and a traceable record of official correspondence.

OBSCURAIlustrasi produkProduct illustration
01

Template resmiApproved template

Format resmiApproved format

02

PersetujuanApproval

Keputusan tercatatDecision recorded

03

Nomor & arsipNumber & archive

Nomor & versiNumber & version

Dokumen tertata, keputusan tercatat, riwayat dapat ditelusuri.Connected records. Clear decisions. Traceable history.
Jadwalkan demoBook a tailored demo Lihat alurnyaSee the flow
Alur lengkapThe full flow

Dari surat dibuat hingga tindak lanjut tercatat.One process. A clear record at every stage.

Simpan dokumen dan riwayat prosesnya dalam satu alur. Kurangi pengetikan ulang serta pencocokan catatan antarbagian.Keep the document and its operating history connected from preparation to filing. Reduce repeated entry and manual reconciliation between steps.

01
MULAISTART

Gunakan format resmi yang samaStart from an approved standard

Pilih jenis surat dan template yang disetujui. Kop serta susunan sudah tersedia agar setiap unit memakai acuan yang sama.Choose the correspondence type and approved template. Give every unit a consistent letterhead, format, and starting point.

SuratOfficial lettersNota dinasInternal notesMemoMemoSifat diatur adminConfigurable handling categories
02
VARIABELVARIABLES

Pastikan informasi penting sudah benarCheck key details before creation

Lengkapi formulir sesuai template, lalu periksa tampilan dokumennya. Nama, tanggal, dan nilai dapat diperbaiki sebelum surat dibuat.Complete a form generated from the template's fields. Preview the rendered document to check names, dates, and values before creating the record.

Hasil langsung terlihatLive rendered resultKolom dibaca dari templateFields read from source
03
TULISWRITE

Revisi tetap tercatat pada suratnyaRevise within the document's history

Tulis dengan editor Word di browser atau editor bawaan Obscura. Setiap simpan menambah versi yang dapat diperiksa sebelum persetujuan.Use the browser-based Word editor or built-in authoring tool. Save changes as recorded revisions for review and approval.

Editor Word di browserBrowser-based Office editingEditor bawaan ObscuraBuilt-in authoring option
04
PERSETUJUANAPPROVAL

Tetapkan kewenangan pada setiap tahapKeep responsibility clear through approval

Susun persetujuan, tanda tangan, e-Meterai, dan stempel dalam satu alur. Penugasan berdasarkan jabatan menjaga tanggung jawab saat personel berganti.Define approvals, signatures, e-Meterai, and digital seals in the workflow. Role-based tasks preserve responsibility when personnel change.

Penanggung jawab berdasarkan jabatanRole-based responsibilityDelegasi & eskalasiDelegation & escalationUrutan terkontrolControlled sequence
05
NOMORNUMBERING

Nomor resmi terbit secara terkendaliControl the official number

Obscura menerbitkan nomor sesuai skema dan mencegah pemakaian ganda. Nomor yang sudah terbit tidak dapat diubah dan tetap memiliki riwayat.Obscura issues the next number under your configured scheme and prevents duplicate assignment. The issued number remains fixed and traceable.

042/SK/IV/2026042/SK/IV/2026Nomor terbit tidak dapat diubahFixed after issuance
06
SEGELSEALING

Simpan surat resmi beserta bukti prosesnyaPreserve the issued document and its evidence

Pertahankan PDF bernomor dan revisi setelah tanda tangan atau penyegelan. Aturan pengarsipan, identitas dokumen, retensi, dan akses berlaku pada arsipnya.Retain the numbered PDF and subsequent signed or sealed revisions. Apply filing, document identification, retention, and access rules to the record.

Riwayat revisi tersegelTraceable sealed revisionsArsip otomatisAutomatic filingAturan retensi berlakuRetention starts
07
KIRIMDISPATCH

Catat pengiriman dan tutup perubahanRecord dispatch with a clear final state

Tandai surat yang sudah dikirim untuk menutup perubahan berikutnya. Penyampaian tetap memakai email, kurir, atau saluran resmi organisasi.Record when correspondence has been sent and close it to further changes. Delivery uses your approved email, courier, or other channel.

Status akhirFinal state recordedPengiriman dicatatDispatch recorded
08
DISPOSISIDISPOSITION

Surat masuk memiliki penanggung jawabAssign incoming correspondence for action

Daftarkan surat, lalu kirim instruksi kepada jabatan yang dituju. Tugas dan hak baca mengikuti disposisi serta dapat dicabut jika penugasan berubah.Register incoming letters and route instructions to the responsible role. Keep tasks and read access connected; revoke both if the route changes.

Nomor agendaIncoming register numberOCR file hasil pindaiOCR on scanned filesDisposisi dapat ditarikControlled routing and access
PenomoranNumbering

Nomor resmi dengan riwayat yang jelas.Give every official number a traceable history.

Kurangi ketergantungan pada pembaruan spreadsheet. Hubungkan nomor terbit atau batal dengan surat, pengguna, dan catatan prosesnya.Reduce dependence on manual spreadsheet updates. Connect each assigned or voided number to its document, responsible user, and recorded history.

Pencatatan manual di spreadsheetManual spreadsheet processcara sekarangtoday Register nomor ObscuraThe Obscura registermodul persuratancorrespondence module
Siapa yang menentukan nomor berikutnyaWho decides the next number Petugas membaca catatan terakhir lalu menentukan nomor berikutnya.An operator reads the latest entry and assigns the next number. Sistem menerbitkan nomor berikutnya sesuai skema yang berlaku.The system issues the next number under the configured scheme.
Penomoran oleh beberapa petugasTwo people number at the same time Petugas perlu berkoordinasi agar tidak menggunakan nomor yang sama.Manual coordination is needed to avoid duplicate numbers. Kontrol penomoran mencegah nomor ganda dalam skema dan periode yang sama.Numbering controls prevent duplicate assignment within the same scheme and period.
Penerbitan gagal di tengah prosesIf issuing fails halfway Nomor yang sudah dipesan tetapi tidak terpakai perlu dijelaskan secara terpisah.An unused reservation needs a separate explanation in the register. Pembatalan nomor menyimpan waktu, pengguna, dan alasannya.A voided reservation retains its time, responsible user, and reason.
Mengubah nomor yang sudah terbitChanging an issued number Perubahan catatan bergantung pada izin akses spreadsheet.Spreadsheet access may permit changes to earlier entries. Nomor yang sudah diterbitkan tetap dan tidak bisa diganti.An issued number stays fixed.
Menghapus barisDeleting a row Riwayat bergantung pada pengaturan akses dan versi spreadsheet.History depends on spreadsheet permissions and revision controls. Catatan nomor yang sudah terbit terlindung dari penghapusan.Issued number records remain protected from deletion.
Format tata naskahOfficial number format Petugas mengetik dan memeriksa format secara manual.Operators enter and check the format manually. Pola yang dikonfigurasi menghasilkan format resmi, misalnya 042/SK/IV/2026.The configured pattern produces the official format, such as 042/SK/IV/2026.
Memulai ulang urutan nomorResetting the sequence Petugas perlu memulai dan mencatat periode baru.An operator must start and track each new period. Sistem memulai urutan baru sesuai periode tahunan, bulanan, atau harian yang dipilih.The system starts a new sequence on the configured yearly, monthly, or daily schedule.
Membuktikan nomor mana yang terpakaiProving which numbers were used Tim mencocokkan catatan nomor dengan dokumen yang bersangkutan.The team reconciles register entries with the underlying documents. Setiap nomor memiliki status dan riwayat: dipesan, digunakan, atau dibatalkan.Each number retains a status and history: reserved, assigned, or voided.
Nomor batal tetap bisa dijelaskanKeep gaps explainable

Penerbitan yang gagal dapat meninggalkan nomor batal. Waktu, pengguna, dan alasan pembatalannya tetap tersedia untuk pemeriksaan.A failed issuance can leave a voided number. Its time, responsible user, and reason remain visible for reconciliation.

Sebelum & sesudahBefore & after

Administrasi lebih ringkas. Catatan resmi lebih tertib.Less administration. A stronger institutional record.

Kurangi pengisian berulang dan pemindahan file. Bukti persetujuan, penerbitan, dan tindak lanjut tersimpan untuk pemeriksaan kembali.Reduce repeated entries and file transfers. Keep the evidence of approval, issuance, and follow-up available for review.

01 / OTOMATIS01 / AUTOMATED

PenomoranNumbering

Cara lama:Before: Petugas membaca baris terakhir di Excel, lalu mengetik nomor berikutnya.An operator reads the last spreadsheet row and types the next number.

Dengan Obscura:With Obscura: Sistem menerbitkannya dari register saat surat siap diberi nomor.The controlled register issues it when the letter reaches numbering.

02 / OTOMATIS02 / AUTOMATED

PengarsipanFiling

Cara lama:Before: Seseorang menyalin file ke folder tahun berjalan setelah proses selesai.Someone remembers to copy the final file into the current-year folder.

Dengan Obscura:With Obscura: Folder arsip dibuat sesuai aturan ketika surat diterbitkan.Issuance creates the required filing path automatically.

03 / OTOMATIS03 / AUTOMATED

Isi variabel & tanggalVariables & dates

Cara lama:Before: Nomor, tanggal, dan perihal diketik ulang ke badan surat.Number, date, and subject are retyped into the document body.

Dengan Obscura:With Obscura: Sistem mengisinya saat penomoran, termasuk format tanggal panjang Indonesia.Numbering populates those values, including the full Indonesian date format.

04 / TERPUSAT04 / CONTROLLED

Register suratThe register

Cara lama:Before: Surat keluar dan agenda surat masuk dicatat pada file yang berbeda.Outgoing correspondence and incoming agenda entries live in separate registers.

Dengan Obscura:With Obscura: Keduanya tersedia dalam satu daftar dan memakai kendali nomor yang sama.Both appear in one searchable register under the same numbering controls.

05 / TERPUSAT05 / CONTROLLED

Riwayat & buktiHistory & evidence

Cara lama:Before: Persetujuan dan tindak lanjut tersebar di email, chat, serta lembar disposisi.Approvals and follow-up are split across email, chat, and paper instructions.

Dengan Obscura:With Obscura: Persetujuan, segel, disposisi, dan aktivitas tersimpan pada surat yang sama.Approvals, seals, disposition, and activity remain on the same record.

06 / TERPUSAT06 / CONTROLLED

PencarianSearch

Cara lama:Before: Excel membantu jika nomor sudah diketahui. Selebihnya, tim membuka folder atau binder.The spreadsheet helps only when the number is already known.

Dengan Obscura:With Obscura: Cari lewat perihal, nomor, agenda, pengirim, atau isi file hasil pindai.Search by subject, number, agenda, sender, or text extracted from scanned files.

Sebelum implementasiImplementation scope

Pastikan cakupan sesuai kebutuhan persuratan.Define the investment and implementation scope.

Sepakati modul, penyedia, skema nomor, dan saluran pengiriman sebelum konfigurasi. Tim bisnis dan teknis memiliki acuan yang sama untuk uji coba.Agree on modules, providers, numbering schemes, and delivery channels before configuration. Give business and technical owners a shared basis for the pilot.

MODULMODULES
  • Persuratan merupakan modul berlisensi yang terpisah dari Core DMS.The Correspondence module is licensed separately from Core DMS.
  • Tanda tangan, e-Meterai, dan stempel digital memerlukan modul e-sign.Signing, e-Meterai, and digital seals require the e-sign module.
  • Penyusunan surat Word memerlukan modul Office. Editor bawaan tersedia sebagai pilihan lain.Authoring letters as Word files needs the Office module. Without it, the built-in rich-text composer is available.
  • e-Meterai dan TTE tersertifikasi perlu penyedia yang sudah dikonfigurasi.e-Meterai and certified signing need a configured provider.
PENGATURAN & PENGIRIMANCONFIGURATION & DELIVERY
  • Obscura mencatat pengiriman. Penyampaian surat menggunakan saluran resmi organisasi.Obscura records dispatch. Your approved channel handles delivery.
  • Setiap skema penomoran memiliki satu deret nomor. Gunakan skema terpisah jika membutuhkan deret berbeda.Each numbering scheme has one sequence. Configure separate schemes where separate number runs are required.
  • Pengarsipan mengikuti aturan bawaan. Administrator belum dapat mengubah aturan tersebut melalui aplikasi.Filing uses predefined conventions. Administrators cannot currently change those conventions in the application.
  • Tersedia jenis surat, nota dinas, dan memo. Administrator dapat menentukan kategori sifatnya.Types cover official letters, internal notes, and memos. Administrators can configure their handling categories.

Lihat manfaatnya pada persuratan harian Anda.Assess the process your departments use every day.

Pilih jenis surat yang rutin diproses. Uji alurnya di Obscura dan nilai pekerjaan manual, kejelasan tanggung jawab, serta bukti yang dihasilkan.Choose recurring correspondence and test its route in Obscura. Review manual effort, responsibility, and evidence quality to define a useful pilot.

Jadwalkan demoBook a tailored demo Lihat kembali alur persuratanReview the workflow